מארגנים אירועים במסעדות? התייחסו לזה כפרוייקט רציני

אנחנו יודעים מה אתם חושבים: לארגן אירוע זה דבר שאמור להיות קליל ונחמד. זה נכון שהאירוע עצמו צריך להיות כיפי, אבל הארגון עצמו? לא בהכרח חייב להיעשות בצורה לא מובנית, לא מסודרת ולא מאורגנת. 
משום מה, בעוד אנחנו מתייחסים לדברים שצריכים לקרות בעבודה שלנו ברצינות משוועת וגם רואים שהדברים קורים בצורה טובה ויעילה יותר בגישה כזו, אנחנו מתקשים להעביר את התובנות האלו לחיים האישיים שלנו.

ארגון אירועים במסעדות לא חייב להיות דבר מבלבל ומורכב אם רק נתייחס לזה כמו פרוייקט בעבודה שלנו. בסך הכל, מדובר באירוע גדול שצריך לארגן והדרך לבצע אותו היא בצעדים קטנים ובעזרת מיפוי הצרכים ותחומי ההתעסקות השונים.זה לא אומר שאתם תסבלו כשתארגנו את האירוע שלכם, אלא להפך, כשאתם בשליטה אתם נהנים מהארגון הרבה יותר ואתם תוכלו ליצור לעצמכם אירוע מעולה עם הרבה פחות תקלות. ברגע שתתחילו לארגן את האירוע, לסמן שביצעתם משימות ולהתחיל לסגור את כל הדברים לאט לאט, אתם תרגישו שדברים מסתדרים ותהנו אפילו מהטלפונים לדיג’יי והצלם.

מאיפה מתחילים?

כשאתם ניגשים לארגון של אירועים במסעדות, הדבר הראשון שאתם צריכים לעשות הוא להכין רשימה ראשונית של כל הדברים שאתם רוצים באירוע שלכם ושצריך לסגור.
התחילו ברשימה שתכיל את הדברים הבאים:

• סגנון האוכל שאתם רוצים באירוע.
• כמות האורחים שאתם מתכוונים להזמין.
• מיקום המסעדה שאתם רוצים לסגור (לא חייב להיות מדוייק, אלא ברמת העיר או האזור).
• באיזו שעה האירוע יהיה? אירוע בוקר, צהריים או ערב?
• איזה אטרקציות אתם רוצים באירוע? להקה? דיג’יי? זמר אירועים? צלם מגנטים?
• מה התקציב שאותו אתם יכולים להשקיע באירוע.

לאחר שמיפיתם לעצמכם את כל מה שאתם רוצים באירוע שלכם, אתם יכולים להתחיל לתכנן ולחשוב מה צריך לקרות כדי לדאוג שהדברים יתחילו לנוע בכיוון הנכון. אתם צריכים למצוא מסעדה תאילנדית, למשל, באיזור ירושלים . מעולה – התחילו למצוא מקומות שעושים אירועים במסעדות בסגנון הזה באיזור שאתם רוצים. יש לא מעט מסעדות לאירועים בירושלים כל מה שצריך זה רק למצוא את המסעדה שהכי מתאימה לכם.
אתם רוצים לסגור להקת רוק וצייר קריקטורות? יופי, רשמו לכם שאתם צריכים למצוא 3 אופציות מכל אחד ולבדוק מי פנוי בתאריך הזה ומי עומד בתקציב שלכם.

ברגע שתתחילו לפרק את המשימות האלו שנראות גדולות במבט ראשון למשימות קטנות יותר, תוכלו להתחיל לעבוד מבלי להרגיש שזה גדול עליכם, ולוודא שכל משימה קטנה מתבצעת כמו שצריך.

איך כדאי לארגן את כל הפרוייקט הזה?

עכשיו כשאתם יודעים פחות או יותר מה המשימות שלכם, אתם צריכים למצוא דרך לנהל את ביצוע המשימות שאתם צריכים לעשות לקראת האירוע בצורה יעילה ונוחה. שלוש דרכים מעולות לעשות זאת יהיו:  מחברת משימות, טבלה באקסל או תוכנת ניהול משימות (יש המון אפשרויות ברשת היום).

בצעו חלוקה לפי תחומים למשל: תקשורת (מיילים וטלפונים שצריך לעשות), מחקר (מציאת ספקים ומסעדות שמתאימות למה שאתם מחפשים) ומשימות לביצוע שלכם (הזמנת אורחים ובחירת תלבושת לאירוע). אתם יכולים גם לחלק לכם את המשימות לפי דחיפות המשימה. יש משימות שחייבים לבצע כמה שיותר מהר כמו לסגור מסעדה כדי שלא תיתפס לכם, לקבוע עם הדיג’יי ולשלוח הודעות הזמנה לאורחים.
זה חשוב כי יש משימות שנראות לנו הכי דחופות אבל הן בעצם לא כאלו דחופות ביחס לשאר, כמו לוודא שכולם אישרו את ההגעה שלהם במייל חודשיים לפני האירוע.

לא פחות חשוב מביצוע המשימות זה ניהול הביצוע שלהן והמעקב השוטף שיאפשר לכם לראות בצורה מלאה מה כבר טופל, מה דחוף יותר ומה דחוף פחות. ארגון של אירועים במסעדות הופך להיות סוג של משחק כיפי ברגע שמתחילים לבצע אותו בצורה רצינית, ממוקדת ומאורגנת יותר. הכניסו לעצמכם ביומן תזכורות לגבי דברים שאתם צריכים לעשות ותדאגו שאתם יודעים בכל זמן מה המשימות החשובות ביותר ובעדיפות הגבוהה ביותר.

אנחנו מאחלים שיהיה לכם אירוע מוצלח, מאורגן ומסודר, נטול תקלות ובעיות ובעיקר – שתהנו ממנו כמה שיותר!